Om nieuwe projecten en klanten binnen te halen is het belangrijk om een overtuigende bid-presentatie te kunnen geven. Een goede presentatie gaat verder dan alleen het overbrengen van informatie. Maak een connectie met de opdrachtgever, win het vertrouwen en overtuig hen van de waarde van het voorstel. Presenteren onder hoge druk kan echter stressvol zijn. Daarom is het cruciaal om niet alleen aan de inhoud van de presentatie veel zorg te besteden, maar ook om tijd en moeite te investeren in het verbeteren van presentatievaardigheden. De volgende technieken zijn ontworpen om te helpen bij het voorbereiden van een gestructureerde en overtuigende bid-presentatie die de kansen op succes maximaliseert.

1. Maximaliseer de voorbereidingstijd

Het is van groot belang om op tijd te beginnen met de voorbereiding van een bid-presentatie. Begin zodra het bid is ingestuurd om je kansen aanzienlijk te vergoten. Door vroeg te beginnen, is er genoeg tijd om grondig onderzoek te doen naar het onderwerp en de doelgroep. Een goede voorbereiding biedt ook de mogelijkheid om verschillende benaderingen te testen en de inhoud te verbeteren op basis van feedback. Plan daarom minimaal twee weken voor het samenstellen en schrijven van de inhoud. Neem vervolgens een week voor het ontwerpen van de slidedeck en één tot twee weken om te repeteren en het perfect te krijgen.

2. Identificeer wat belangrijk is voor de beoordelingscommissie

Het is essentieel om de beoordelingscommissie en hun criteria te begrijpen bij het voorbereiden van een succesvolle bid-presentatie. Door onderzoek te doen naar de leden van de commissie, kan ontdekt worden waar zij waarde aan hechten en hoe de presentatie daarop afgestemd kan worden. Als bijvoorbeeld duurzaamheid belangrijk is voor de commissie, kan benadrukt worden hoe het voorstel bijdraagt aan milieubescherming of energie-efficiëntie. Dit laat niet alleen zien dat het huiswerk is gedaan, maar ook dat het aanbod aansluit bij de waarden van de opdrachtgever.

3. Voeg een presentatie-specialist toe aan het bid-team

Het toevoegen van een presentatie-specialist aan het bid-team kan een game-changer zijn. Deze specialist helpt om de presentatie visueel aantrekkelijk en inhoudelijk scherp te maken. De specialist kan advies geven over de beste manieren om complexe informatie eenvoudig te maken of suggesties doen voor krachtige visuals die de belangrijkste boodschappen ondersteunen. De expertise van de specialist helpt ook om de presentatie af te stemmen op de voorkeuren en verwachtingen van de beoordelingscommissie. Dit kan essentieel zijn voor succes.

4. Zorg voor een heldere structuur

Om ervoor te zorgen dat de opdrachtgevers een goed oordeel kunnen vormen, is het belangrijk om duidelijk te maken wat wanneer besproken zal worden. Een heldere structuur voorkomt dat tijdens de presentatie de aandacht van het publiek wordt afgeleid door de vraag of en wanneer hun onderwerp aan bod komt. Aan het begin van de presentatie is het daarom belangrijk om te laten zien wat wanneer verteld wordt. Een agenda aan het begin van de presentatie is hiervoor een handig hulpmiddel. In sommige gevallen is het goed om terug te komen op de agenda later in de presentatie. Denk bijvoorbeeld aan lange presentaties waarbij de beoordelingscommissie het overzicht kwijt zou kunnen raken. Het is ook belangrijk om de structuur van de uitvraag duidelijk terug te laten komen in de presentatie. Maak het de opdrachtgevers zo gemakkelijk mogelijk!

5. Maak de presentatie 'breinvriendelijk'

Het is van groot belang dat de informatie in een bid-presentatie gemakkelijk te begrijpen en te onthouden is. Door oplossingen en functies op een manier te presenteren die het brein gemakkelijk kan verwerken, vergroot het de kans dat de boodschap blijft hangen. Maak gebruik van duidelijke visuals om complexe processen of productfuncties uit te leggen. Als er bijvoorbeeld een nieuw softwareplatform gepresenteerd wordt, zijn diagrammen een goede manier om de workflow of integraties met andere systemen te illustreren. Dit helpt de beoordelingscommissie om snel de functionaliteit en voordelen te begrijpen, zonder overweldigd te raken door technische details.

6. Maak Unique Selling Points (USP’s) duidelijk

Elke bid-presentatie moet duidelijk de USP's van het aanbod benadrukken. Deze punten onderscheiden het voorstel van de concurrentie en zijn vaak doorslaggevend voor de uiteindelijke beslissing. Zorg ervoor dat de opdrachtgevers geen moeite hebben met het onderscheiden van de USP’s, ze moeten gemakkelijk worden herkend door iedereen. Probeer USP’s eenvoudig te verwoorden en differentieer ze met wat bekend of gangbaar is. Of activeer het brein van de opdrachtgevers door ze te koppelen aan universele waarden (bijvoorbeeld: elk kind moet kunnen sporten).

7. Straal autoriteit uit met krachtige vormgeving

De manier waarop de presentatie wordt vormgegeven, is erg belangrijk voor hoe de inhoud wordt ontvangen. Voorkom dus herhaling van dezelfde slides met een titel en een opsomming en varieer in lay-outs. Durf verder te gaan dan het ‘standaard sjabloon’. Zorg er wél voor dat de slides een consistente en professionele uitstraling hebben, met een goed afgestemd kleurenschema en moderne lettertypen. De visuals die gebruikt worden, moeten van hoge kwaliteit zijn (dus geen knip-en-plak-werk vanuit Google) en direct bijdragen aan het punt dat gemaakt wordt. Vermijd onnodige extra’s die de aandacht afleiden van de boodschap.

8. Houd tekst kort en bondig

Beperk de hoeveelheid tekst op elke slide. Als het langer duurt dan 3 seconden voordat mensen begrijpen wat er op de slide staat, verliest men de aandacht en hoort men niet meer goed wat er gezegd wordt. Gebruik dus kernpunten en korte, beknopte zinnen om de boodschap over te brengen. Op die manier kan de beoordelingscommissie zich concentreren op wat er gezegd wordt, terwijl de slides dienen als visuele ondersteuning. Splits dia’s dus op om ervoor te zorgen dat er niet te veel informatie in beeld staat en maak het visueel waar mogelijk. Beelden worden sneller verwerkt dan tekst en activeren grotere delen van het brein.

9. Ontwerp hand-outs die werken

Een goede hand-out kan de presentatie versterken en de opdrachtgevers voorzien van extra informatie. Het is belangrijk dat de hand-out waardevolle inhoud bevat, zoals een samenvatting van de hoofdpunten van de presentatie. Aangevuld met aanvullende details die tijdens de presentatie niet uitgebreid aan bod zijn gekomen. Zorg ervoor dat het ontwerp van de hand-out consistent is met de vormgeving van de presentatie. Voeg duidelijke contactinformatie toe en, indien relevant, een oproep tot actie, zoals een uitnodiging voor een vervolggesprek of een link naar een online demo.

10. Zet de juiste spreker(s) in

De keuze van de spreker kan de impact van de presentatie aanzienlijk beïnvloeden. Selecteer sprekers die niet alleen inhoudelijk deskundig zijn, maar ook juiste presentatievaardigheden bezitten. Overweeg het afwisselen van sprekers. Zo kan de autoriteit van de civiele ingenieur zijn werk doen in een technische onderbouwing en de empathie van een vaardige omgevingsmanager in de rest van de presentatie. Dit voegt ook dynamiek toe aan de presentatie en helpt de aandacht van de opdrachtgevers vast te houden. Belangrijk is om het niet te overdrijven, onnodige sprekerswisselingen dragen niet bij aan een succesvolle presentatie.

11. Train je vaardigheden

Het ontwikkelen van presentatievaardigheden is essentieel voor een overtuigende bid-presentatie en vereist training. Het is belangrijk om regelmatig te oefenen, zodat sterke en zwakke punten geïdentificeerd en verbeterd kunnen worden. Denk aan het opnemen op video tijdens de repetities van de presentatie. Dit geeft inzicht in de presentatie vanuit het publiek waardoor verbeterpunten duidelijk worden. Let op lichaamstaal, oogcontact en spreektempo. Video-feedback helpt ook om te beoordelen of de presentatie duidelijk en boeiend is en biedt een basis voor verdere verbetering.

12. Repeteer. Meermaals. Hardop

Het herhalen van de presentatie is essentieel voor zelfvertrouwen en een vloeiend verhaal. Door de presentatie meerdere keren hardop te oefenen, krijgen de presentatoren een gevoel voor het ritme en de timing van het verhaal. Bovendien raken ze vertrouwd met de inhoud. Zo zijn ze niet afhankelijk van aantekeningen of slides en kunnen ze meer oogcontact hebben met het publiek. Het is ook nuttig om te oefenen in een omgeving die lijkt op de werkelijke presentatielocatie, zodat iedereen kan wennen aan de ruimte en akoestiek. Nodig collega's of andere vertrouwde mensen uit om naar oefensessies te luisteren en vraag om hun feedback. Dit helpt niet alleen om zenuwen te verminderen, maar ook om specifieke suggesties te krijgen en zo presentatievaardigheden te verbeteren. Door veel te oefenen, is het team op de dag van de presentatie zelfverzekerd en klaar om de beste prestatie te leveren.

Afsluitend woord

Het toepassen van de besproken technieken kan een groot verschil maken in hoe de presentatie wordt ontvangen. Een goede voorbereiding zet de toon, terwijl aansprekende inhoud, een professioneel slidedeck en sterke presentatievaardigheden ervoor zorgen dat de opdrachtgevers geboeid zullen luisteren. Onthoud dat elke kans om te presenteren een kans is om te leren en te groeien. Feedback is van onschatbare waarde in dit proces. Blijf oefenen en evalueren; de kunst van het overtuigen door middel van presentaties verbetert met elke poging. Wees voorbereid, wees gepassioneerd en bovenal, blijf authentiek in de presentatiestijl. Met deze benadering zullen niet alleen meer aanbestedingen gewonnen worden, maar ook de presentatievaardigheden en zelfvertrouwen van het aanbestedingsteam zullen aanzienlijk verbeteren.

Bron: Altura