Sinds 2022 vervangen het basisonderhoudscontract (BOC) en de raamovereenkomst (ROK) de prestatiecontracten. Maar wat hebben we geleerd van de ‘fouten’ in de prestatiecontracten? Hebben we het werk simpelweg opgedeeld, of is er een wezenlijke verandering in de manier waarop onderhoud wordt uitgevoerd?

De langere looptijd van de nieuwe onderhoudscontracten biedt meer stabiliteit voor opdrachtnemers en stimuleert optimalisatie en innovatie. Tegelijkertijd brengt een slecht gespecificeerd contract risico’s met zich mee, zoals financiële onzekerheid en suboptimaal onderhoud. Een te rigide aanbesteding kan bovendien innovatie in de weg staan. Maar hoe zorg je als aanbestedende dienst voor een contract dat leidt tot betrouwbaar onderhoud, lagere kosten en minimale wrijving? In dit artikel delen we vijf praktische tips om onderhoudscontracten slimmer uit te vragen, van flexibel omgaan met variabele hoeveelheden tot het opzetten van een evenwichtig afrekenmodel.

Tip 1: Creëer een duidelijke balans tussen vaste en variabele hoeveelheden

Een van de grootste uitdagingen bij het uitvragen van een onderhoudscontracten is het omgaan met variabele hoeveelheden. In veel gevallen wordt een onderhoudscontract gegund op basis van eenheidsprijzen, waarbij de daadwerkelijke onderhoudshoeveelheden pas tijdens de uitvoering worden bepaald. Dit biedt flexibiliteit, maar kan ook financiële risico’s met zich meebrengen. Als de hoeveelheden aanzienlijk hoger uitvallen dan vooraf ingeschat, kunnen budgetoverschrijdingen ontstaan. Dit leidt tot een scheve kostenverdeling en mogelijke discussies over meerwerk. Tegelijkertijd kan een opdrachtnemer bij een onderbenutte scope in de problemen komen, waardoor de continuïteit van het onderhoud in gevaar komt. Het is daarom essentieel om al in de aanbesteding duidelijke kaders te stellen die deze risico’s beheersbaar maken.

Slimme aanpak

Een effectieve manier om financiële risico’s te beperken, is door plafondbedragen en bandbreedtes per werksoort op te nemen in het contract. Hiermee wordt voorkomen dat de opdrachtnemer onevenredig veel werk moet verrichten zonder dat daar een passend budget tegenover staat. De volgende maatregelen helpen om grip te houden op variabele hoeveelheden:

• Definieer een bandbreedte per werksoort
  Hanteer een bandbreedte van bijvoorbeeld 80 tot 120 procent van de geraamde hoeveelheden. Dit zorgt ervoor dat opdrachtnemers voldoende flexibiliteit hebben om in te spelen op fluctuaties, terwijl de kosten beheersbaar blijven.
• Gebruik een prijsherzieningsmechanisme bij grote afwijkingen
  Als werkvolumes sterk afwijken van de raming, kan een prijsherzieningsmechanisme voorkomen dat opdrachtnemers hoge risico-opslagen in hun inschrijving verwerken. Leg in de aanbesteding vast wanneer en hoe een prijsaanpassing kan plaatsvinden.
• Vraag opdrachtnemers om hun strategie voor fluctuaties
  Laat opdrachtnemers in hun Plan van Aanpak beschrijven hoe zij omgaan met variabele hoeveelheden. Dit kan bijvoorbeeld door:
  1. Prioritering van werkzaamheden bij een plotselinge stijging van onderhoudsbehoeften, 2. Opschalings- en bijsturingsstrategieën, zonder dat de planning van andere taken in gevaar komt, 3. Beheersmaatregelen om kosten te minimaliseren bij lagere werkvolumes dan verwacht.

Tip 2: Geef opdrachtnemers ruimte om onderhoud te optimaliseren

Veel aanbestedingen voor onderhoudscontracten schrijven vaste onderhoudsfrequenties voor, zonder rekening te houden met efficiëntere werkwijzen die opdrachtnemers kunnen toepassen. Dit beperkt de mogelijkheden om onderhoud te optimaliseren en kan leiden tot onnodige kosten. In de praktijk kunnen sommige onderhoudstaken minder vaak nodig zijn, terwijl andere juist vaker aandacht vragen op basis van seizoensinvloeden, gebruiksintensiteit of andere variabele factoren. Een te rigide uitvraag voorkomt dat opdrachtnemers hun expertise optimaal kunnen inzetten. Door hen meer ruimte te geven binnen duidelijke prestatiekaders, kunnen aanbestedende diensten profiteren van efficiënter en effectiever onderhoud.

Slimme aanpak

Een effectieve manier om onderhoud te optimaliseren, is door minder te sturen op vaste onderhoudsintervallen en meer te focussen op eindresultaten. Dit kan op de volgende manieren:

• Hanteer prestatie-eisen in plaats van vaste onderhoudscycli
  In plaats van een opdrachtnemer te verplichten om bijvoorbeeld vier keer per jaar een inspectie uit te voeren, kan worden gewerkt met een prestatie-eis zoals: “90 procent van de wegen moet voldoen aan beeldkwaliteit B.” Dit geeft opdrachtnemers de vrijheid om onderhoud uit te voeren op het moment dat het daadwerkelijk nodig is, zonder onnodige kosten te maken.
• Sta alternatieve onderhoudsstrategieën toe
  Vraag opdrachtnemers om in hun inschrijving te onderbouwen hoe zij het onderhoud optimaliseren. Dit kan met behulp van data-analyse, sensoren of succesvolle referentieprojecten. Als een opdrachtnemer met een innovatieve aanpak dezelfde of betere resultaten kan behalen, moet de aanbesteding hier ruimte voor bieden.
• Beloon slimme optimalisaties
  Creëer een mechanisme waarbij opdrachtnemers worden gestimuleerd om efficiëntievoordelen door te voeren. Dit kan door middel van een bonusregeling of een kostenbesparingsdeling. Als een opdrachtnemer bijvoorbeeld een onderhoudsstrategie voorstelt waarmee de kosten met 15 procent dalen zonder kwaliteitsverlies, kan een deel van die besparing worden gedeeld tussen opdrachtgever en opdrachtnemer

Een voorbeeld uit de praktijk

Een mooi voorbeeld van hoe opdrachtnemers onderhoud kunnen optimaliseren, mits daar binnen het onderhoudscontract ruimte voor wordt gegeven, is het project ‘Zeker Duurzaam’. Dit prestatiecontract, uitgevoerd door Tebezo (onderdeel van de DJZ-groep), loopt sinds 2011 en wordt eind dit jaar afgerond. Binnen het contract werd niet alleen de verduurzaming van circa 800 objecten gerealiseerd, maar werden ook het onderhoud en de storingsafhandeling structureel beheerd. Omdat storingen binnen de abonnementsvergoeding vielen, koos Tebezo ervoor om storingsgevoelige objecten preventief te verduurzamen, bijvoorbeeld door conventionele verlichting te vervangen door led. Dit leidde tot minder onderhoudsinterventies en lagere operationele verstoringen, wat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer kosten bespaarde.

Afbeelding 2. Nieuwe verlichting vuurtoren Egmond aan Zee (bron: Rijkswaterstaat)

Tip 3: Voorkom discussies over kleine gebreken en meerwerk

Een veelvoorkomend probleem bij onderhoudscontracten is onduidelijkheid over welke werkzaamheden binnen de vaste vergoeding vallen en welke als meerwerk moeten worden aangemerkt. Dit kan leiden tot discussies tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, onvoorziene kosten en vertragingen in de uitvoering. In sommige gevallen claimen opdrachtnemers dat kleine reparaties buiten de contractscope vallen, waardoor de aanbestedende dienst wordt geconfronteerd met een reeks afzonderlijke facturen. Dit vergroot niet alleen de administratieve lasten, maar kan ook ten koste gaan van de onderhoudskwaliteit, omdat bepaalde werkzaamheden worden uitgesteld of niet worden uitgevoerd. Het is daarom cruciaal om in de aanbesteding heldere afspraken te maken over de afhandeling van kleine gebreken en meerwerk.

Slimme aanpak

Om onnodige discussies te voorkomen, is het belangrijk om vooraf duidelijke grenzen te stellen aan wat binnen het contract valt en hoe meerwerk wordt afgehandeld. Dit kan op de volgende manieren:

• Definieer duidelijk welke gebreken binnen het onderhoudscontract vallen en welke apart worden verrekend
  Werk met een gedetailleerde lijst waarin per type onderhoudstaak wordt aangegeven of deze standaard binnen het contract valt of apart in rekening wordt gebracht. Dit voorkomt interpretatieverschillen en schept heldere verwachtingen bij zowel opdrachtgever als opdrachtnemer.
• Stel een ondergrens voor meerwerk
  Klein onderhoud en reparaties tot een bepaald bedrag (bijvoorbeeld €500) kunnen standaard binnen de contractscope vallen, zodat opdrachtnemers kleine gebreken direct verhelpen zonder aanvullende facturering. Dit voorkomt dat elke kleine schade leidt tot extra administratieve handelingen en meerwerkverzoeken.
• Vraag opdrachtnemers in hun PVA om een strategie voor het afhandelen van onverwachte schades
  Laat opdrachtnemers in hun inschrijving beschrijven hoe zij omgaan met onvoorziene schadegevallen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een vast meldingsprotocol, het inzetten van calamiteitenbudgetten of het aanbieden van flexibele onderhoudsploegen.

Tip 4: Zorg voor een evenwichtig afrekenmodel

Veel onderhoudscontracten worden afgerekend op basis van eenheidsprijzen, waarbij opdrachtnemers betaald krijgen per uitgevoerde onderhoudshandeling. Hoewel dit op het eerste gezicht een transparante en eerlijke methode lijkt, kan het leiden tot ongewenste prikkels. Wanneer opdrachtnemers alleen worden beloond voor het uitvoeren van correctieve reparaties, kan de focus verschuiven van preventief onderhoud naar het maximaliseren van het aantal uitgevoerde handelingen. Dit resulteert in inefficiënt onderhoud, hogere kosten en een minder duurzame instandhouding van de assets. Een goed afrekenmodel moet niet alleen financiële voorspelbaarheid bieden, maar ook stimuleren dat opdrachtnemers onderhoud optimaliseren en onnodige werkzaamheden voorkomen.

Slimme aanpak

Om verkeerde prikkels te vermijden en de focus te leggen op kwaliteit in plaats van kwantiteit, kan het afrekenmodel op de volgende manieren evenwichtiger worden ingericht:

• Combineer een vaste onderhoudsvergoeding met variabele eenheidsprijzen
  Door opdrachtnemers een vaste vergoeding te bieden voor regulier onderhoud, wordt geborgd dat zij proactief werken en niet alleen handelen wanneer er een storingsmelding binnenkomt. De vaste vergoeding kan worden aangevuld met een variabele component voor specifieke ingrepen, zodat er ruimte blijft om op fluctuaties in de onderhoudsbehoefte in te spelen.
• Koppel betalingen aan prestatiecriteria
  Door betalingen deels afhankelijk te maken van de kwaliteit en beschikbaarheid van objecten, wordt voorkomen dat opdrachtnemers zich enkel richten op het uitvoeren van losse werkzaamheden. Denk hierbij aan indicatoren zoals een minimale beschikbaarheid van infrastructuur, een maximale meldingsgraad of het behalen van bepaalde beeldkwaliteitsniveaus.
• Zorg voor een transparant afrekensysteem
  Een meetbaar en inzichtelijk afrekensysteem zorgt ervoor dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer duidelijk kunnen zien welke kosten worden gemaakt en hoe deze zich verhouden tot de geleverde prestaties. Dit kan bijvoorbeeld door middel van maandelijkse voortgangsrapportages en onafhankelijke inspecties.

Tip 5: Borg kennisoverdracht en continuïteit bij contractwisselingen

Een van de grootste risico’s bij onderhoudscontracten is het verlies van cruciale kennis bij de overgang van de ene naar de andere opdrachtnemer. In veel gevallen voert een opdrachtnemer jarenlang onderhoud uit en bouwt hij gedetailleerde kennis op over de specifieke kenmerken van de objecten en het areaal. Wanneer een nieuw contract wordt gegund aan een andere partij, gaat deze informatie vaak verloren, wat leidt tot inefficiënties, hogere kosten en een langere opstarttijd. Nieuwe opdrachtnemers moeten opnieuw ontdekken welke onderhoudsbehoeften er zijn, wat kan leiden tot achterstallig onderhoud en suboptimale prestaties in de eerste contractfase. Het borgen van een gestructureerde kennisoverdracht is daarom essentieel om continuïteit te garanderen en de kwaliteit van het onderhoud op peil te houden.

Slimme aanpak

Om te voorkomen dat waardevolle kennis verloren gaat bij contractwisselingen, is het belangrijk om in de aanbesteding en het contract duidelijke verplichtingen op te nemen voor een gestructureerde overdracht. Dit kan op de volgende manieren:

• Verplicht opdrachtnemers een digitaal onderhoudslogboek bij te houden
  Laat opdrachtnemers gedurende de looptijd van het contract een gedetailleerd logboek bijhouden met alle inspectiegegevens, uitgevoerde werkzaamheden en bijzonderheden over het areaal. Dit digitale logboek moet toegankelijk zijn voor zowel de opdrachtgever als toekomstige opdrachtnemers, zodat kennis niet verloren gaat bij een contractwisseling.
• Stel een overdrachtsfase in waarin de oude en nieuwe opdrachtnemer samenwerken
  Neem in het contract een verplichting op voor een overdrachtsperiode waarin de vertrekkende opdrachtnemer samenwerkt met de nieuwe opdrachtnemer. Dit kan bijvoorbeeld door middel van gezamenlijke schouwrondes, het overdragen van lopende werkplannen en het bespreken van aandachtspunten.
• Plan periodieke evaluatiemomenten waarin verbeterpunten worden vastgelegd en doorgegeven
  Door jaarlijks evaluaties uit te voeren en deze systematisch te documenteren, ontstaat een overzicht van leerpunten en verbeteringen die bij de volgende contractcyclus kunnen worden meegenomen. Dit helpt zowel de opdrachtgever als toekomstige opdrachtnemers om efficiënter te werken en veelvoorkomende problemen te vermijden.

Een voorbeeld uit de praktijk

In 2022 droeg een eerdere opdrachtnemer het onderhoud van de openbare verlichting in de provincie Noord-Brabant over aan Dynniq. Om te voorkomen dat storingsgevoelige locaties, lichtsterkte-instellingen en de staat van de lichtmasten opnieuw in kaart gebracht moesten worden, werd een gestructureerde kennisoverdracht opgezet.

Tijdens de contractperiode hield de vorige opdrachtnemer een gedetailleerde database bij met storingsregistraties, onderhoudsintervallen en specifieke kenmerken per locatie. Deze informatie werd gedeeld met Dynniq zodat zij direct inzicht hadden in de meest kritieke punten en onderhoudsprioriteiten. Daarnaast volgde een overgangsperiode van vier maanden waarin Dynniq samen met de vertrekkende opdrachtnemer nachtrondes uitvoerde, onderhoudsprotocollen doorsprak en technische handleidingen ontving. Dankzij deze aanpak kon Dynniq direct effectief opereren waardoor storingen werden geminimaliseerd en de openbare verlichting in de provincie continu functioneel bleef.

Conclusie: slim uitvragen leidt tot beter onderhoud en lagere kosten

Een goed uitgevraagd onderhoudscontract zorgt voor voorspelbare kosten, betere prestaties en minder discussies tijdens de contractperiode. Door duidelijk te definiëren hoe om te gaan met variabele hoeveelheden, opdrachtnemers ruimte te geven voor optimalisatie en een evenwichtig afrekenmodel te hanteren, kunnen aanbestedende diensten de effectiviteit van hun onderhoudscontracten aanzienlijk verbeteren. Ook helpt het om heldere afspraken te maken over kleine gebreken en meerwerk en om kennisoverdracht bij contractwisselingen te borgen. Zo blijven continuïteit en efficiëntie gewaarborgd.

Door deze vijf praktische tips toe te passen, kunnen aanbestedende diensten slimmere keuzes maken en meer grip krijgen op hun onderhoudscontracten. Dit leidt niet alleen tot een efficiëntere samenwerking met opdrachtnemers, maar ook tot lagere onderhoudskosten en een hogere kwaliteit van de openbare ruimte. Bij 12Tender delen we regelmatig inzichten en best practices over aanbestedingen en contractmanagement. Blijf ons volgen om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen en maak uw aanbestedingen toekomstbestendig!